Toevoegen van aiossen aan het e-portfolio, incl. versturen inloggegevens
Handleiding Toevoegen van aiossen aan het e-portfolio, incl. versturen inloggegevens:
  Handleiding nieuwe gebruikers toevoegen - lokaal beheerder 1versie 04-09-2019

Mallen voor bulkimport (let op: per opleidingsinstituut verschillend):


Instituutsmap voor de aios aanmaken
  Handleiding Aios toevoegen aan instituutsmap (pdf) 1versie 15-04-2016


Accountgegevens kunnen niet gewijzigd worden door de lokaal beheerder
De lokaal beheerder kan wel accounts aanmaken, maar niet iets aanpassen aan een account. Alleen de landelijk beheerder kan gegevens wijzigen van een bestaand account.


E-mailadres of wachtwoord wijzigen van een account (bijv. van een demo-account)
Log in als dat account. Ga naar menu Extra > Gegevens. Hier kunt u het e-mailadres te wijzigen.
Ga naar menu Extra > Wachtwoord om het wachtwoord te wijzigen.


Aanklikken van link 'wachtwoord vergeten' reset niet het wachtwoord
Sommige gebruikers denken dat als ze op de link 'Wachtwoord vergeten' klikken dat dan direct hun huidige wachtwoord wordt gereset/geblokkeerd. Dat is niet het geval. Pas als de gebruiker - in het venster waarin het wachtwoord wordt ingesteld - op Versturen klikt (en de invoer wordt geaccepteerd) wordt het huidige wachtwoord vervangen (door het nieuwe wachtwoord).


Demo-account leegmaken
Voorheen was het leegmaken van een demo-account niet mogelijk, maar inmiddels wel. Dus mocht het nodig zijn dat een demo-account wordt leeggemaakt, d.w.z. de ingevoegde dossiers worden weggegooid (inclusief alle inhoud), dan kan daartoe een verzoek worden gedaan bij de landelijk beheerder.


Mail om wachtwoord te wijzigen komt niet aan
Dat gebeurt helaas wel eens. Vraag de aios eerst of hij/zij ook in de spam-box heeft gekeken, want daar kan de mail ook in terecht zijn komen.
De beste manier om de aios snel verder te helpen is om de inloggegevens nogmaals te versturen: log in als lokaal beheerder > selecteer aios > klik op icoon 'Inloggegevens' op de knoppenbalk > OK.
Mocht deze mail ook niet aankomen (ook niet in de spam-box), meldt het dan aan landelijk applicatiebeheer.


Komt een uitnodigingsmail voor een beoordeling bij opleider of docent niet aan?
Het is bekend dat soms dergelijke mails niet aankomen, ondanks dat de aios alle opties geprobeerd heeft die op de aios-pagina staan.
Als de aios of secretariaat contact met u opneemt dat een beoordelingsmail niet aankomt (na alle opties geprobeerd te hebben), dan geef aan landelijk applicatiebeheerder het volgende door:
  • Naam aios
  • Naam dossier
  • Naam formulier (complete naam)
  • E-mailadres van de opleider of docent
Landelijk applicatiebeheer stuurt dan een 'gewone' mail naar de opleider/docent, met daarin de link om het formulier te openen.


Verkeerde bestand(en) gekoppeld: wat te doen
Het is (inmiddels) mogelijk om door landelijk applicatiebeheer een bestand - dat gekoppeld is aan een formulier met voortgang Bezig of hoger - te laten ontkoppelen en/of een bestand te laten koppelen. Dit wordt alleen gedaan als het een ernstige fout betreft. In het verleden was het nodig om het hele formulier te laten verwijderen en daarna opnieuw te beginnen met een nieuw formulier; dat kan dus nu anders. Om een bestand te laten koppelen/ontkoppelen: zie Procedure om een formulier te heropenen/verwijderen of dossier te verwijderen.
Dossier weer openzetten
Heeft een aios per ongeluk toch een dossier gesloten (Dossiers in principe niet sluiten), dan kan landelijk applicatiebeheer dit op verzoek van de lokaal beheerder weer openzetten.
Voor het verwijderen van een dossier, dient de Procedure om een formulier te heropenen/verwijderen of dossier te verwijderen gevolgd te worden.
Welke formulieren zijn te verwijderen - info voor lokaal beheerder


Formulieren en/of dossiers verwijderen
Hierboven staat de handleiding (voor de lokaal beheerder) van welke formulieren wel/niet te verwijderen zijn.
Voor het verwijderen van dossiers geldt: als 'n formulier door de aios niet te verwijderen is, dan is het dossier waar het formulier in zit ook niet door de aios te verwijderen.


Procedure om een formulier te heropenen/verwijderen of dossier te verwijderen
Het kan voorkomen dat een gevalideerd formulier vanwege een ernstige fout heropend of verwijderd moet worden. Hiervoor is de volgende procedure vastgesteld:
Eenmalige actie
  • Bespreek met het management van je eigen opleiding welke persoon (autorisator) er toestemming/autorisatie mag geven voor heropening/verwijdering van formulieren.
  • Meld deze persoon aan bij landelijk applicatiebeheer.
Actie per formulier (terugkerend)   Verzoek mailen
  • De autorisator checkt inhoudelijk of de fout dusdanig ernstig is dat het formulier heropend/verwijderd moet worden.
  • Indien ja: de autorisator stuurt een mail naar landelijk applicatiebeheer met het verzoek om een bepaald formulier te heropenen of te verwijderen.
  • -1 In deze mail moet staan dat het verzoek geautoriseerd is.
  • -1 Het is noodzakelijk dat in de mail ook staat:
  • mm-1 BIG-nr en naam van de aios.
  • mm-1 Volledige naam van het dossier waar het formulier in staat.
  • mm-1 Volledige naam van het formulier.
  • mm-1 Wat er met het formulier moet gebeuren: heropenen of verwijderen.
  • - Een pdf-afschrift van deze mail komt ook in de instituutsmap van de betreffende aios te staan.
  • - Als het verzoek het verwijderen van een dossier betreft, dan in de aanvraag, op de plaats van de volledige naam van het formulier, aangeven dat het verzoek het hele dossier betreft met alle formulieren die daarin staan.
Landelijk applicatiebeheer checkt of de autorisatie klopt en de aanvraag correct is
  • Indien ja: vervolgacties worden uitgevoerd
  • Indien nee: aanvraag wordt teruggemaild
N.B. Een eenmaal verwijderd formulier of dossier is niet meer terug te halen.


Print-versies van formulieren niet mogelijk
Soms wordt gevraagd naar printversies van de formulieren voor bijv. opleidingsdoeleinden. Dit is echter niet mogelijk: de digitale web-formulieren in het e-portfolio zijn niet geschikt om te printen. U zou eventueel van bepaalde delen van het formulier screenshots kunnen maken en deze in een Word-bestand plakken (en dit bestand printen).


Bekende problemen
  • Herhalende herinneringen houden soms niet automatisch op als het formulier gesloten wordt. Totdat dit door de leverancier is opgelost is, doe het volgende om dit te stoppen: Ga naar menu Extra > Geplande acties. Selecteer de bewuste regel en gooi deze weg (met het prullenbak-icoon linksonder; zie je dit icoon niet, dan even naar beneden scrollen.). Tip: een herinnering van een gesloten formulier is er een met status 'Nog niet uitgevoerd' én als je op Wijzigen klikt krijg je de melding 'Geen actief assessment geselecteerd'. Ter info: klik je op Wijzigen en het formulier is nog open, dan opent deze regel gewoon en kan je zien bij welk formulier de herinnering hoort.
Aios overplaatsen
Als een aios van het ene instituut verhuist naar het andere, dan moeten er aanpassingen gedaan worden in het e-portfolio.
De lokaal beheerder geeft aan de landelijk beheerder de volgende zaken door:
- Wie betreft het (naam en BIG-nr)
- Instituut oud en nieuw
- Wanneer verhuist de aios van opleiding (exacte datum hoeft niet; het gaat er meer om wanneer hij/zij overgeplaatst moet worden in het e-portfolio)
Het overplaatsen houdt in: 
De bestanden, die in de "Instituutsmap <oude instituut>" staan, worden verplaatst naar de gedeelde map "Archief <oude instituut>". Het account wordt verwijderd uit de groep "AIOS <oude instituut>" en toegevoegd aan de groep "Oud-aios <oude instituut>" en "AIOS <nieuwe instituut>". Daarnaast wordt het instituut waaraan het account is gekoppeld aangepast: <oude instituut> verwijderd en <nieuwe instituut> toegevoegd. De bestanden uit het "Archief <oude instituut>" worden gekopieerd en aan de "Instituutsmap <nieuwe instituut>" toegevoegd.


Aios is klaar met opleiding of stopt: wat gebeurt er met het portfolio?
Vanuit de hoofden zijn de kaders helder over wat te doen met portfolio’s na (vroegtijdig) afronden van de opleiding. Praktisch moeten er met de leverancier nog e.e.a uitgewerkt worden, maar het komt op het volgende neer:
  1. De aios kan na het einde van de opleiding (en vóór stap 2) een hanteerbare uitspoel maken van de inhoud van het portfolio (voordat het account op inactief wordt gezet).
  2. Na het einde van de opleiding wordt het portfolio op inactief gezet.
  3. De aios krijgt na het op inactief zetten een link om 3 jaar (evt. 5 jaar, zie punt 4) het portfolio te kunnen blijven inzien, maar kan er niets meer aan toevoegen.
  4. Na 3 jaar wordt het portfolio verwijderd, tenzij door het hoofd van de opleiding een langere bewaartermijn is aangevraagd. Dan wordt het portfolio na 5 jaar verwijderd.
Totdat dit geregeld en geëffectueerd is blijven alle portfolio’s beschikbaar (d.w.z. blijft de aios op actief staan en kan hij/zij gewoon blijven inloggen in het portfolio en er zaken in aanpassen).


Taken en verantwoordelijkheden lokaal beheerder
Bij de implementatie van het e-portfolio op de instituten is o.a. beschreven welke taken en verantwoordelijkheden de lokaal beheerder heeft. Hieronder staan deze punten (geactualiseerd) nog even op een rij:
  • Verantwoordelijk voor lokale implementatie
  • Borgen van communicatie naar gebruikers over veranderingen in het e-portfolio
  • Aanmaken aios-accounts
  • Instructie aios/docenten/opleiders/secretariaat/hoofd
  • Beheer aanvullende toetsgegevens
  • Tweedelijns (afh. van instituut ook eerstelijns) helpdesk
  • Managementrapportage
  • Deelname gebruikersgroep