Beste aios,
Heb je
vragen over je account of het gebruik van het digitaal portfolio, en kom je er met onderstaande handleiding niet uit, neem dan contact op met de FrontOffice van SGBO.


Handleiding aios


Inhoudsopgave (klik op de link om naar het onderwerp te gaan)
Let op: gebruikers van Internet Explorer dienen, na het klikken op de link, iets naar boven te scrollen om het begin van het onderwerp te zien.

Inleiding
Starten met het portfolio
Structuur van het portfolio
Portfolio delen
Mijn portfolio
Formulieren

Inleiding

Dit is de handleiding voor aios van het digitaal portfolio (Scorion) van SGBO. Deze handleiding beschrijft de handelingen die nodig zijn om met het digitaal portfolio te kunnen werken. Het beschrijft dus niet de procedures met betrekking tot toetsing, beoordeling en besluitvorming.

Voor het e-portfolio van SGBO wordt gebruik gemaakt van de webapplicatie Scorion van de firma Parantion.

Starten met het e-portfolio



Accountgegevens ontvangen

Wanneer jouw gebruikersaccount voor het digitale portfolio door de beheerder is aangemaakt, ontvang je een e-mail over je inloggegevens. Hierin staat dat je gebruikersnaam je z-nummer is en je wachtwoord gelijk is aan het wachtwoord voor je Radboudumc-account (bijvoorbeeld webmail). Je kunt dus met je z-nummer en bijbehorend wachtwoord inloggen op het e-portfolio.

Inloggen in het portfolio

Inloggen kan je via https://scorion3.parantion.nl/portal/sgbo.
Benodigdheden om in te kunnen loggen in Scorion:
  • Verbinding met internet
  • Internetbrowser (Edge, Internet Explorer, Firefox, Safari of Chrome)
  • Gebruikersnaam
  • Wachtwoord

Problemen met inloggen?

Veel voorkomende vergissingen:
  • Controleer of je een juiste link gebruikt om in te loggen. Inloggen kan je via de inlogbox op de homepage of via http://scorion3.parantion.nl/portal/sgbo
  • Log je wel in met de juiste inlognaam? Dit is altijd je z-nummer.
  • Het wachtwoord is hoofdlettergevoelig; dit in tegenstelling tot de inlognaam.
  • Het wachtwoord is gelijk aan het wachtwoord voor je Radboudumc-account.

Je gegevens wijzigen (wachtwoord, e-mailadres en foto)

Je kunt een aantal van je gegevens wijzigen. Om dit te doen moet je ingelogd zijn in je account in Scorion.
  • E-mailadres wijzigen: menu Extra > Gegevens.
  • Foto toevoegen of wijzigen: menu Extra > Foto. De foto die je uploadt mag maximaal 2 MB groot zijn. Je kunt hiervoor een bestand gebruiken van de soort jpg, png of bmp. Je kunt ook de optie Zoeken proberen: Scorion laat dan 8 zoekresultaten zien van Google-afbeeldingen met als zoekterm je voor- en achternaam; als hier een foto bij zit die je wilt gebruiken, dan klik je deze aan en bevestig je je keuze met OK.
mailadres_aanpassen
foto_wijzigen

Helpfunctie

De helpfunctie vind je in het menu Extra > Help.
Hier staat echter alleen een link naar deze website en de uitleg waar je met je vragen terecht kunt.

Uitloggen

Stacks Image 579
Je logt uit via de knop helemaal rechtsbovenaan:   knop_uitloggen
Of via het menu Bestand > Afsluiten.

Structuur van het portfolio



Structuur

Binnen je gebruikersaccount kan je je voortgang zien, portfolio-onderdelen en formulieren toevoegen en bestanden opslaan. Dit gebeurt in de verschillende modules binnen Scorion.
Binnen de modules kan je met behulp van de menubalk, de knoppenbalk en het navigatiemenu de functies gebruiken die Scorion bezit.


Indeling scherm

Hieronder zie je de indeling van het scherm in Scorion. In dit voorbeeld is de module Mijn portfolio geselecteerd.
Klik op de afbeelding voor een grotere versie.
Stacks Image 1668


Modules: Startpagina, Mijn portfolio en Mijn documenten

Stacks Image 204
Scorion is ingedeeld in drie modules. Je vindt de modules linksonder.
  • STARTPAGINA. Hier komt je de eerste keer binnen. Deze pagina bevat eigenlijk geen zaken die voor de aios van belang zijn. De takenlijst wordt niet gebruikt.
  • MIJN PORTFOLIO. Hier staan alle digitaal invulbare formulieren, verdeeld over verschillende portfolio-onderdelen. Deze module zal je het meest gebruiken.
  • MIJN DOCUMENTEN. Dit is de ruimte voor opslag van documenten. Bijv. een document wat door jou aan een digitaal formulier is gekoppeld staat in een map in Mijn documenten. Meer info over deze module vind je hier.

De volgende keer dat je inlogt, opent Scorion met de module waarmee je de vorige keer hebt afgesloten.


De boomstructuur (de 'tree')

N.B. Onderstaande afbeelding, met paarse schaduw, komt nog uit de oude handleiding. Deze oude info wordt binnenkort bijgewerkt.
Stacks Image 867


Het middenscherm - de lijst met formulieren incl. de lijstfuncties

N.B. Onderstaande afbeelding, met paarse schaduw, komt nog uit de oude handleiding. Deze oude info wordt binnenkort bijgewerkt.
Stacks Image 1608
Kolomkop
Stacks Image 1496
Bij klikken op de naam van de kolom worden de gegevens uit die kolom oplopend of aflopend gesorteerd. Nogmaals klikken op dezelfde kolomkop draait de sortering om. De kolom waarop gesorteerd is, heeft een pijltje naast de naam staan.
Filtervelden
Stacks Image 1505
Door in de filtervelden van de betreffende kolom een zoekterm in te vullen, filter je de gegevens in de kolom. Zie het onderwerp Zoeken, filteren of sorteren van de lijst met formulieren voor meer uitleg.
Resolutie
Stacks Image 1514
Hier kies je het aantal regels dat je per pagina wilt zien. Standaard is 100.
Navigatie
Stacks Image 1523
Hiermee navigeer je door de verschillende pagina’s van de lijst.
Lijstfuncties
Stacks Image 1532
Functies van de formulierlijst. Deze worden hieronder beschreven.
blablablabla
Lijstfuncties
Hieronder worden de verschillende lijstfuncties beschreven.

Zoeken
Stacks Image 1550
Zoeken in de lijst met formulieren. Zie het onderwerp Zoeken, filteren of sorteren van de lijst met formulieren voor meer uitleg.
Vernieuwen
Stacks Image 1559
De lijst met formulieren wordt ververst en opnieuw opgebouwd in je scherm.
Instellingen bewaren
Stacks Image 1568
Bewaar de door jou aangegeven ingestelde kolomkeuze en sortering van de formulierenlijst. Zie ook het onderwerp Zoeken, filteren of sorteren van de lijst met formulieren, het onderwerp Kolommen in het middenscherm tonen, verbergen of verplaatsen en het onderwerp Instellingen bewaren voor meer uitleg.
Instellingen resetten
Stacks Image 1577
Zet de ingestelde kolomkeuze en sortering van de formulierlijst terug naar de default-instellingen. De default-instellingen zijn de instellingen zoals de leverancier deze standaard ingesteld heeft.
Kolommen
Stacks Image 1586
Hiermee kan je kolommen in de formulierlijst tonen, verbergen of verplaatsen. Zie het onderwerp Kolommen in het middenscherm tonen, verbergen of verplaatsen voor meer uitleg.
Opslaan als
Stacks Image 1595
Hiermee kan je de formuliergegevens uit de lijst opslaan als een CSV-bestand. Het CSV-bestand is een export van de formulierlijst, zoals weergegeven. CSV-bestanden zijn gemakkelijk te openen in Microsoft Excel of Notepad.
blablablabla


Zoeken, filteren of sorteren van de lijst met formulieren

Het gebruik van het e-portfolio wordt veel eenvoudiger als je gebruik maakt van de filter- en sorteerfunctie. Zeker als een portfolio-onderdeel veel formulieren bevat is dit een uitkomst.

Wil je bijvoorbeeld alle open KPB's bekijken, typ dan bij Status op in en geef een return/enter. Merk op dat je niet het hele zoekwoord hoeft in te typen. Wil je zoeken ín woorden, gebruik dan een % voorafgaand aan de zoekterm.
Om weer terug te gaan naar de complete lijst, klik je onderaan op het icoon Vernieuwen.
zoeken open kpb's

Je sorteert de formulieren door op de kolomnaam te klikken. Wil je bijv. de formulieren sorteren op Titel, dan klik je op de kolomkop 'Titel'.

Als je geavanceerd wilt zoeken, dan gebruik je de knop Zoeken (links onderin). Je hebt hier meer zoekmogelijkheden dan bovenin de balk.
   zoek-knop
In het pop-up-venster geefje één of meerdere zoekopdrachten aan. Meer regels voegje toe d.m.v. het plusteken.
Als je meerdere regels hebt, geef je hier ook aan of aan álle voorwaarden voldaan moet worden (AND), of alleen aan één of meer (OR).
   zoekvelden
   zoeken-scherm


Kolom met pasfoto/kalender verbergen

Stacks Image 760
De rechterkolom met de gegevens (pasfoto) en kalender kan verborgen worden - en weer tevoorschijn worden gehaald - door te dubbelklikken op de scheidslijn: op het blokje met de drie puntjes.

Als je de gegevenskolom verbergt, creëer je meer ruimte voor de kolommen van de formulieren. Als je de pagina ververst (of op een andere module of portfolio-onderdeel klikt en weer terug), dan vullen de kolommen automatisch de hele ruimte op: worden zo breed mogelijk.

Meldingen

Stacks Image 320
Scorion houd je automatisch op de hoogte van bepaalde zaken: bijv. wanneer een beoordeling gesloten is of een door jou opgevraagde export of pdf-aanmaak klaar is.

Nieuwe meldingen worden weergegeven met een cijfer op het wereldbolletje, rechtsbovenaan in de knoppenbalk. Het cijfer geeft het aantal ongelezen berichten weer:  meldingen_7
Als je op het cijfer klikt, opent het pop-upvenster met de nieuwe meldingen. Zodra je het pop-upvenster sluit (met de knop Meldingen verbergen) verdwijnt het rode bolletje: er zijn dan geen ongelezen meldingen meer.
Alle meldingen (gelezen én ongelezen) kan je bekijken in het menu Extra > Meldingen.


Portfolio delen



Wie hebben rechten om het portfolio van de aios in te zien?

Er zijn twee verschillende manieren waarop iemand inzage kan hebben in het portfolio.
  1. De persoon heeft een account dat recht geeft op inzage in alle portfolio's van het instituut.
  2. De aios heeft vanuit Scorion een deellink naar de persoon gestuurd voor inzage in zijn/haar portfolio.

Inzage betekent dat die persoon leesrechten heeft op het volledige portfolio van de aios.

Personen die via een account inzage hebben zijn: het hoofd van de opleiding, door het hoofd aangewezen coördinatoren/teamleiders, het secretariaat en de beheerder.

Personen die van de aios een deellink krijgen toegestuurd hebben hiermee leesrechten op het volledige portfolio van de aios. Deellinks worden door de aios toegestuurd aan groepsdocenten en opleiders. De aios kan er daarnaast zelf voor kiezen om ook andere personen mee te laten kijken door hun een deellink te sturen.

De aios kan zien wie via een account inzage-recht heeft via het menu Extra > Zichtbaar.
De aios kan zien wie hij/zij zelf een deellink heeft gestuurd (en de periode dat die link geldig is) via het menu Extra > Beheer deellinks. Hier meer uitleg.


Deellink aanmaken en toesturen

Hieronder staat een filmpje en is beschreven hoe je iemand toegang kunt geven door een e-mail met een deellink naar die persoon te sturen.
  Instructiefilmpje - Externe toegang 140 seconden, zonder geluid, versie 23-08-2016 (dit filmpje is van het portfolio van SOON: het ziet er inhoudelijk iets anders uit, maar het principe is hetzelfde.)

Bij menu Invoegen kies je Externe toegang. Een pop-up verschijnt:

Stacks Image 333
  • Met Begindatum en Einddatum stel je de periode in waarin deze persoon inzage mag hebben in jouw portfolio. Docenten geef je (normaal gesproken) toegang voor de gehele duur van de opleiding. Opleiders geef je (normaal gesproken) toegang vanaf de eerste dag van de betreffende stage en minimaal voor de duur van de stage (1 maand extra is aan te bevelen). Je kunt deze periode later nog aanpassen als dat nodig is; dat wordt hier uitgelegd. De tijdstippen kan je standaard op 0:00 laten staan.
    Let op: de einddatum wordt automatisch gevuld als je de begindatum invult. Deze einddatum staat standaard op één maand later dan de begindatum. Vergeet dus niet om de einddatum aan te passen!
  • Vul bij Aan het e-mailadres in van degene die je inzage wilt geven.
  • In het vak Opmerking kan je een korte omschrijving voor jezelf invullen (niet verplicht). Wat je hier invoert krijgt de persoon die je inzage geeft niet te zien. Je gebruikt dit veld voor jezelf zodat je aan de opmerking de deellink kan herkennen in het overzicht van uitgedeelde deellinks.
  • Kies bij Toegangscode of je de deellink wil beveiligen met een toegangscode of niet. Standaard staat dit aangevinkt. Als je de link beveiligt dan moet je docent/opleider een extra handeling uitvoeren om toegang te krijgen tot je portfolio. Dit is iets minder gebruiksvriendelijk, maar het zorgt wel voor een betere bescherming van je gegevens omdat de link niet bruikbaar is zonder dat diegene ook de code heeft.
    Kies je voor beveiligen, dan geef je ook nog aan of je de toegangscode per mail wil versturen (dit gaat in een aparte mail) of dat je de code zelf doorgeeft aan de persoon met wie je je portfolio deelt; bijvoorbeeld via sms of persoonlijk. Wil je de code zelf doorgeven, dit is de meest veilige keuze, dan vink je de optie Verzend aparte mail met toegangscode uit.
  • Vervolgens klik je op de knop Ok en verzenden. Je komt dan in het volgende scherm met de tekst van de e-mail: hierin pas je niets aan. Klik in dit scherm op de knop Ok om de mail daadwerkelijk te verzenden.


Deellink bekijken (zien wie je toegang hebt gegeven), wijzigen, nogmaals versturen of verwijderen

Wil je zien wie je externe toegang hebt gegeven of deze toegang aanpassen, nogmaals versturen of verwijderen? Dat kan in het venster Beheer deellinks. Dit venster kan je oproepen via menu Extra > Beheer deellinks.
  • Door rechts op het linkje Wijzigen te klikken kan je de gegevens van deze deellink wijzigen; je kan dan bijv. de periode aanpassen. Als je de periode hebt aangepast en op de knop Ok hebt geklikt is direct de nieuwe periode geldig. Je hoeft dus niet nogmaals de link te versturen.
  • Door rechts op het linkje Verzenden te klikken kan je de uitnodiging opnieuw versturen, bijv. als de persoon de mail met de link niet (meer) kan vinden.
  • Met het icoontje Verwijderen dat links onderin staat, kan je een geselecteerde deellink verwijderen. Als je de deellink verwijdert, dan vervalt direct de toegang die met deze link was uitgegeven.
Stacks Image 348


Melding deellink: "Link niet geldig, toegang geweigerd"

Krijgt iemand bij openen van een deellink de melding "Link niet geldig, toegang geweigerd / Invalid link, access denied" dan kunnen er twee dingen aan de hand zijn:
  • De periode is op het moment van aanklikken niet geldig.
    De link doet het niet vóór de begindatum en niet ná de einddatum. Beide datums kan je altijd nog aanpassen, zodat de link alsnog (weer) gaat werken.
  • Je hebt de deellink inmiddels verwijderd.
    Als je een deellink heb aangemaakt en daarna die regel hebt verwijderd (via Beheer deellinks), dan zal de link het niet meer doen.
Deellinks die je hebt uitgegeven kan je bekijken en aanpassen in Beheer deellinks (in menu Extra). Voor meer uitleg, zie hier.

Goed om te weten: aan elke regel die er staat, is een andere link gekoppeld. Heb je dus voor iemand meerdere keren een deellink aangemaakt, dan staan er in Beheer deellinks precies zoveel regels: ieder met een andere link. Elke regel/link heeft dus ook een eigen begin- en einddatum.
Het beste en meest overzichtelijke is daarom om voor elke persoon aan wie je inzage geeft één regel te hebben staan. Had je meerdere deellinks voor dezelfde persoon aangemaakt, dan is het handig dat je die opschoont. Zorg dat je één regel voor die persoon overhoudt; de rest van de regels voor die persoon verwijder je met het prullenmand-icoontje. Check natuurlijk wel of de periode van die ene regel die je hebt overgehouden in orde is, dus met de juiste begin- en einddatum. Om zeker te weten dat de persoon de enige echte goede link gebruikt, is het verstandig dat je na het opschonen de overgebleven link nogmaals verstuurt (via kolom Verzenden) en de persoon vraagt alle eerdere deellink-mails van jou weg te gooien.
Moraal van dit verhaal: als een deellink het niet (meer) doet, maak dan geen nieuwe deellink aan, maar pas de bestaande deellink op zo'n manier aan dat deze wél gaat werken.


Tip: voorkómen dat een docent/opleider opeens niet meer in je portfolio kan

Het is aan te raden om af en toe de deellinks te bekijken die je hebt uitgedeeld. Hoe je dat doet staat hier. Is de einddatum (nog) correct of moet deze wellicht aangepast worden? Dit voorkomt een onaangename verrassing bij je docent/opleider dat hij/zij opeens je portfolio niet meer kan inzien, terwijl dit wel nog zou moeten. Bijv. bij een verlenging van een stage.


Komt een mail voor inzage niet aan?

Je hebt een mail gestuurd om inzage te geven in je portfolio, maar de mail komt niet aan bij je opleider of docent?
  • De mail kan in de spam-mailbox van de opleider/docent terecht zijn gekomen. Vraag even na of dat niet het geval was.
  • Je kan de deellink nog een keer opnieuw versturen. Misschien dat een tweede of derde poging wel succes heeft. Ga naar menu Extra > Toegang. Hier zie je welke mails voor toegang tot je e-portfolio zijn verstuurd. Klik achter de mail die je nogmaals wil versturen op Verzenden. In het venster wat daarna opent klik je op OK.
  • Wat soms helpt, is om (tijdelijk) een ander mailadres als afzender in te stellen, dus dat je jouw mailadres in het e-portfolio wijzigt. Hoe je dat doet staat hier beschreven. Het kan in een zeldzaam geval namelijk wel eens voorkomen dat het e-mailadres van de gebruiker op een soort ‘zwarte lijst’ bij de ontvanger is komen te staan, waardoor diens mails niet (meer) aankomen. Het verzendadres wijzigen helpt in zo'n geval.
  • Lukt dat ook niet, dan kan je de deellink kopiëren en met je eigen mailprogramma naar je opleider of docent sturen. Ga naar menu Extra > Toegang. Hier zie je welke mails voor toegang tot jouw e-portfolio zijn verstuurd. Open de mail met de deellink via de link Wijzigen. Je krijgt de details te zien van de deling. Onderaan staat een link (zie rood kader in het screenshot hieronder). Als je deze link kopieert en naar je opleider/docent stuurt, dan zou hij/zij daarmee ook in jouw e-portfolio kunnen. Let op: elke mail heeft een eigen link, dus kies de juiste mail!
    Externe toegang met link

Mijn portfolio

Stacks Image 1323

Inleiding

Als je linksonder op de module Mijn portfolio klikt, ga je naar de plaats waar alle digitaal invulbare formulieren staan, verdeeld over verschillende portfolio-onderdelen.

In de module Mijn portfolio formuleert de aios leerdoelen en leerplannen en zet de aios de toetsen klaar. In het digitaal portfolio is het Mijn portfolio opgebouwd uit meerdere onderdelen. De aios stelt gedurende de opleiding het Mijn portfolio samen op basis van de voortgang van de opleiding en de volgorde waarin de verschillende stages in de opleiding worden doorlopen. Hoe dat moet, staat verderop in deze handleiding.

Invoegen van portfolio-onderdeel

Stacks Image 1319
Wanneer je met een nieuw portfolio begint, zijn er in geen portfolio-onderdelen ingevoegd. Deze voeg je zelf toe.

Je voegt een portfolio-onderdeel in door op Ingevoegde portfolio-onderdelen te gaan staan en te kiezen voor menu Invoegen > Mijn portfolio.
Stacks Image 1316
  • Het eerste veld is een uitklaplijst waarin je de portfolio-onderdelen ziet die je kan invoegen. De portfolio-onderdelen staan in deze uitklaplijst op alfabet.
  • Bij twee portfolio-onderdelen (Persoonlijk functioneren - [jaar] en Voortgangsnotities [jaar]) is het de bedoeling dat je het jaar in de naam erbij zet. Dit doe je in het veld ‘Titel’. De naam veranderen kan je ook nog later doen.
  • Verder voer je de periode in waarin dit portfolio-onderdeel gebruikt zal worden. Deze periode is naderhand nog aan te passen.

Naam portfolio-onderdeel veranderen

De namen van alle portfolio-onderdelen zijn aan te passen.
Het is uitdrukkelijk de bedoeling dat je [jaar] aanpast in de portfolio-onderdelen Persoonlijk functioneren en Voortgangsnotities zodat direct duidelijk is welk jaar het betreft.

De naam aanpassen gaat als volgt:
  • Klik op Ingevoegde portfolio-onderdelen.
  • Vink het portfolio-onderdeel aan.
  • Vraag het wijzig-venster op via menu Bewerken > Wijzigen.
  • Pas de titel aan en klik op OK.
Stacks Image 1298
De oorspronkelijke naam van het portfolio-onderdeel kan je altijd nog zien: in het Wijzig-venster achter Mijn portfolio.

Portfolio-onderdelen meerdere keren toe te voegen aan het e-portfolio?

De informatie over welke portfolio-onderdelen één keer zijn toe te voegen en welke vaker, staat op de pagina Formulieren: Portfolio-onderdelen meerdere keren toe te voegen aan het e-portfolio?

Portfolio-onderdelen in principe niet sluiten

Het is mogelijk om een portfolio-onderdeel te sluiten, d.w.z. de status Gesloten te geven. Echter, je kunt een portfolio-onderdeel beter niet sluiten, want je kunt het daarna niet meer opnieuw openen. Een gesloten portfolio-onderdeel heeft weinig tot geen voordelen, maar wel nadelen: je kan er niets meer aan veranderen. Je kunt dan bijv. geen nieuwe formulieren meer aan het portfolio-onderdeel toevoegen of een beoordelaar uitnodigen. Een beoordelaar kan ook geen formulier dat in een gesloten portfolio-onderdeel staat invullen of valideren. Het beste is dus om de portfolio-onderdelen gewoon open te laten staan. Mocht je toch heel graag een bepaald portfolio-onderdeel willen sluiten, dan doe dit alleen als je zeker weet dat er nooit meer iets aan gewijzigd hoeft te worden.

Verwijderen portfolio-onderdeel

Je kan een portfolio-onderdeel zelf verwijderen, tenzij al iets met de formulieren is gedaan. Anders gezegd: als 'n formulier door jou niet te verwijderen is, dan is het portfolio-onderdeel waar het formulier in zit ook niet door jou te verwijderen. Welke formulieren wel/niet door jou zijn te verwijderen staat hier beschreven.

Heb je bijv. per ongeluk een Onderwijsactiviteiten te veel ingevoegd, dan kan je deze direct weer verwijderen:
  • Klik op Ingevoegde portfolio-onderdelen.
  • Vink het portfolio-onderdeel aan dat je wilt verwijderen.
  • Ga naar menu Bewerken > Verwijderen.
  • Je ziet in de venster wat verschijnt of je wel of niet het portfolio-onderdeel kunt verwijderen: Een normaal-blauwe prullenbak geeft aan dat het portfolio-onderdeel verwijderd kan worden. Wordt een lichtblauwe prullenbak voor het portfolio-onderdeel getoond, dan is verwijderen niet mogelijk. Zie de schermafbeelding hieronder.
Let op: een portfolio-onderdeel wordt in z'n geheel verwijderd of helemaal niet. De melding "de formulieren die data bevatten worden niet verwijderd, u kunt deze niet verwijderen" is verwarrend: het lijkt dan net alsof de formulieren zonder data wel worden verwijderd. Dat is niet zo: óf ALLE formulieren uit het portfolio-onderdeel (en dus het portfolio-onderdeel) worden verwijderd óf er wordt NIETS verwijderd (ook geen formulieren die geen data bevatten).
Stacks Image 1309
Klik je bijv. in bovenstaand scherm op OK, dan wordt het portfolio-onderdeel Onderwijsactiviteiten (04-06-2017) verwijderd en het portfolio-onderdeel Onderwijsactiviteiten (07-03-2017) niet.

Formulieren



Soorten formulieren en verschillende workflows

In het e-portfolio wordt voornamelijk gewerkt met formulieren. Via formulieren worden beoordelingen gevraagd en gegeven. Formulieren zitten in de verschillende portfolio-onderdelen. Formulieren hebben verschillende workflows: ze kunnen verschillen in de manier waarop ze moeten worden ingevuld.

Er zijn twee soorten formulieren in het e-portfolio
  • Eigen formulieren: deze kunnen niet naar een beoordelaar worden gestuurd en worden dus alleen door jezelf ingevuld.
  • Beoordelingsformulieren: je nodigt een beoordelaar uit om het formulier in te vullen en te valideren. Sommige beoordelingsformulieren vul je eerst deels zelf in voordat je deze naar de beoordelaar stuurt.
Informatie over wie welke formulieren invult, staat op de pagina Formulieren: Wie vult in?

Wie vult in?

De informatie over wie welke formulieren invult, staat op de pagina Formulieren: Wie vult in?

Voorbeeld van een formulier bekijken

Je kunt met 'Toon voorbeeld' kijken of je het goede formulier hebt. Je kunt hiermee niet zien wat er allemaal in het formulier aan vragen en opties zit. Dit komt omdat je geen opties/keuzes kan aanvinken waardoor mogelijke andere vragen of antwoorden niet tevoorschijn kunnen komen.
Hoe open je het 'Toon voorbeeld'? Selecteer het formulier en kies Wijzigen. Je ziet dan rechts naast de formuliernaam een linkje 'Toon voorbeeld'. Als je hierop klikt, verschijnt het simpele voorbeeld van het formulier.
Op deze supportwebsite staan ook schermafbeeldingen van alle formulieren (in hun meest eenvoudige vorm). Deze staan op de pagina Formulieren, onder het kopje Voorbeeld van formulier.

Welk formulier zit in welk portfolio-onderdeel?

De informatie over welke formulieren in welk portfolio-onderdeel zitten, staat op de pagina Formulieren: Welk formulier zit in welk portfolio-onderdeel?

Formulieren toevoegen (standaard klaargezet of handmatig)

Stacks Image 1358
Bij het invoegen van een portfolio-onderdeel wordt automatisch een aantal formulieren ingevoegd. Dit zijn echter niet alle formulieren die beschikbaar zijn voor dat specifieke portfolio-onderdeel. Sommige formulieren kunnen (ook) handmatig aan een portfolio-onderdeel worden toegevoegd.
Op de pagina Formulieren staat welke formulieren voor welk portfolio-onderdeel beschikbaar zijn en welke standaard klaar worden gezet.

Formulier toevoegen
  • Selecteer het portfolio-onderdeel.
  • Ga naar menu Invoegen > Formulier.
Er verschijnt een pop-up-venster met een lijst van beschikbare formulieren. Achter ieder formulier staat een uitklapmenu waarmee je het aantal in te voegen formulieren van dat type kunt kiezen.
In onderstaand voorbeeld worden één formulier 'Eindadvies instituutsopleider' aan het portfolio-onderdeel 'Persoonlijk functioneren' toegevoegd (als er op Ok wordt geklikt).
   toevoegen formulier2


Naam formulier aanpassen

Van een aantal formulieren kan de naam aangepast worden. Gebruik altijd consequente naamgevingen.
Ook als het formulier al de status Gesloten heeft, kan de naam nog veranderd worden.
De oorspronkelijke naam van het formulier (zonder volgnummer) kan je altijd nog zien in het Wijzigen-venster achter Formulier.
De namen van de volgende formulieren kunnen aangepast worden:
  • Aanwezigheidsverklaring en beoordeling stage
  • Accreditatie keuzeonderwijs [onderwerp]
  • Akkoord verslag (allemaal, behalve Onderzoeksscriptie)
  • Gespreksnotities - afspraken
  • Goedkeuring onderzoeksprotocol
  • KPB

Stacks Image 1416
Aanpassen gaat als volgt:
  • Vink het formulier aan en ga naar menu Bewerken > Wijzingen (of klik in de kolom Wijzigen).
  • Pas de titel aan
  • Klik op OK.
    NB. Dit kan alleen als er al een beoordelaar aan het formulier is toegevoegd, zie bij Beoordelaar uitnodigen om te zien hoe dit moet.
   Na aanpassing:
Stacks Image 1418

Wat zijn de instellingen van het formulier?

De informatie over wat de instellingen van de formulieren zijn, staat op de pagina Formulieren: Wat zijn de instellingen van het formulier?

Invullen

Een aantal formulieren kunnen door de aios zelf (deels) worden ingevuld.
Dit betreft de volgende formulieren:
  • Aanwezigheidsverklaring en beoordeling stage
  • Gespreksnotities - afspraken
  • Goedkeuring onderzoeksprotocol
  • KPB

Om in te vullen:
Vink het formulier aan en klik op het icoon Invullen in de knoppenbalk of ga naar menu Bewerken > Invullen.
invullen
Wanneer je daarop klikt, opent het betreffende formulier in een pop-up-venster en kan je direct met invullen beginnen. Let op: dit werkt voor het invullen van de Gespreksnotities - afspraken en voor beoordelingsformulieren waar al een beoordelaar aan is toegevoegd. Bij beoordelingsformulieren voeg je dus eerst een beoordelaar toe voordat je kunt beginnen met invullen (zie Beoordelaar uitnodigen).

Als je het formulier niet in één keer wilt afronden, gebruik je de knop Tussentijds opslaan. De ingevulde gegevens worden hiermee bewaard en kan je een andere keer het invullen afronden.

Als je als aios het formulier zelf kunt sluiten (de status Gesloten geven), staat op de laatste pagina een knop Valideren en sluiten of Gereed. Wanneer je hierop klikt, wordt het formulier afgesloten en is het niet meer te wijzigen.

Bij formulieren die door een beoordelaar moeten worden gevalideerd en gesloten, zie je als aios op de laatste pagina alleen de knop Tussentijds opslaan. Bewaar hiermee de gegevens die je ingevuld hebt, en stuur het formulier daarna naar de beoordelaar.
Goed om te weten: in het formulier staat op de plaats waar het e-mailadres van de beoordelaar zou moeten staan, in eerste instantie je eigen e-mailadres, omdat de beoordelaar nog niet bekend is. Bij het verzenden naar de beoordelaar wordt dit veranderd in het e-mailadres van de beoordelaar.
Bekijk, voor een voorbeeld van voorinvullen en beoordelaar uitnodigen, het onderstaand instructiefilmpje:
  Beoordelaar uitnodigen (formulier mét voorinvullen) - instructiefilmpje 11:38 min, zonder geluid, versie 23-08-2016. NB. filmpje is van andere opleiding, maar principe is hetzelfde.

Bijlage meesturen

Bij de meeste formulieren is het verplicht om een bijlage te koppelen.

De plaats waar je bijlagen aan het formulier koppelt:
Vink het formulier aan en ga naar menu Bewerken > Wijzigen > tabblad Bijlagen.

Het bestand dat je koppelt staat (of komt te staan) in de Mijn documenten-ruimte. Klik hier voor meer info over Mijn documenten.
Als het bestand WEL al in je documenten-ruimte staat, dan kan je het direct koppelen.
Als het bestand nog NIET in je documenten-ruimte staat, dan heb je twee mogelijkheden:

Het koppelen doe je als volgt:
  • Selecteer het bestand in het linker gedeelte (Niet-gekoppeld). In dit gedeelte zie je ALLE bestanden uit je Mijn documenten-ruimte.
  • Klik op het pijltje naar rechts zodat het bestand in het rechter gedeelte komt te staan (Gekoppeld).
  • Klik op de knop OK. Dan pas wordt het bestand daadwerkelijk gekoppeld.
Voorbeeld:
   bijlage koppelen1
   bijlage koppelen2

Je kunt één of meerdere bestanden koppelen aan een formulier.
Een gekoppeld bestand kan je weer ontkoppelen door dit uit het Gekoppeld-gedeelte naar het Niet gekoppeld-gedeelte te verplaatsen (en weer op de knop OK te klikken).

NB: je kunt alléén koppelen en ontkoppelen als de uitnodiging naar de beoordelaar nog NIET verstuurd is. Let er dus goed op dat je de juiste bestanden met de juiste inhoud hebt gekoppeld voordat je de uitnodiging verzendt!
Heb je de uitnodiging wel al verstuurd, maar wil je toch nog een bijlage koppelen of ontkoppelen, dan kan dat zolang het formulier nog niet door de beoordelaar is geopend (d.w.z. nog de voortgangsstatus Uitgenodigd heeft). Je kunt de uitnodiging dan nog intrekken (zie paragraaf Uitnodiging intrekken), vervolgens de bijlage koppelen/ontkoppelen en daarna de beoordelaar weer toevoegen en uitnodigen.

Een bestand dat gekoppeld is aan een formulier kan niet verwijderd worden; het kan wel verplaatst of hernoemd worden.

Beoordelaar uitnodigen

  Beoordelaar uitnodigen (formulier zonder voorinvullen) - instructiefilmpje 137 sec, zonder geluid, versie 23-08-2016. NB. filmpje is van andere opleiding, maar principe is hetzelfde.
  Beoordelaar uitnodigen (formulier mét voorinvullen) - instructiefilmpje 11:38 min, zonder geluid, versie 23-08-2016. NB. filmpje is van andere opleiding, maar principe is hetzelfde.

N.B. Onderstaande afbeelding, met paarse schaduw, komt nog uit de oude handleiding van een andere opleiding. Deze oude info wordt binnenkort bijgewerkt.
Stacks Image 988
Stacks Image 997



E-mailadres ontkoppelen

Stacks Image 1432
Heb je een e-mailadres van een beoordelaar gekoppeld, maar wil je dat weer weghalen (bijv. omdat het niet het juiste mailadres is)? Dat kan door op het op het icoon ernaast te klikken (blauw-rondje-met-kruisje).
Je kunt hierna direct een ander mailadres toevoegen.
Vergeet niet het pop-up-venster te sluiten door op OK te klikken anders worden je wijzigingen niet opgeslagen.

Als de uitnodiging al verstuurd is kan je in sommige gevallen toch nog het e-mailadres verwijderen/veranderen. Zie hiervoor de paragraaf Uitnodiging intrekken.

Uitnodiging intrekken

Een uitnodiging intrekken, bijvoorbeeld omdat je het formulier naar een ander e-mailadres wilt sturen, is alleen mogelijk als het formulier de status Uitgenodigd heeft. Wanneer de status Bezig is, verschijnt er een foutmelding dat er al data is ingevuld en dat de uitnodiging niet meer kan worden ingetrokken.
Als je een uitnodiging wilt intrekken, dan vink je het formulier aan en kies je voor menu Bewerken > Wijzigen of klik je op het icoontje in de kolom Wijzigen:
   uitnodiging intrekken
In het wijzigingsscherm dat verschijnt, klik je vervolgens op het blauw-rondje-met-schuine-streep achter het e-mailadres van de uitgenodigde beoordelaar:
   Uitnodiging intrekken 2
Hierna verandert de status in Geweigerd en is het icoontje een blauw-rondje-met-kruisje geworden:
   Uitnodiging intrekken 3
Klik nu op dit blauw-rondje-met-kruisje. Pas als je hierop hebt geklikt wordt de persoon daadwerkelijk verwijderd , d.w.z. wordt het e-mailadres wordt verwijderd, en zie je een lege regel onder Naam:
   Uitnodiging intrekken 4

Voor 360-graden, Onderzoeksscriptie, Eindadvies instituutsopleider en Eindverklaring kies je beoordelaar uit lijst

Voor de formulieren
  • Akkoord 360 graden feedback
  • Akkoord verslag - Onderzoeksscriptie
  • Eindadvies instituutsopleider
  • Eindverklaring
kies je de beoordelaar uit een lijst. Het pop-up-venster Wijzigen ziet er voor dit formulier iets anders uit. In plaats van een vak waarin een e-mailadres kan worden ingevuld, verschijnt er een uitklapmenu met de mogelijke beoordelaars. Als er meerdere personen in de lijst staan, dan zal je opleidingsinstituut je geïnformeerd hebben over welke persoon je hier moet kiezen. Bij twijfel: vraag het even na bij het secretariaat.
Hieronder het voorbeeld van het formulier Eindverklaring:

    beoordelaar uit lijst

Een herinnering versturen aan een beoordelaar

Stacks Image 1439
Wanneer een beoordeling te lang op zich laat wachten, is het mogelijk om een herinnering te sturen naar de beoordelaar.
Een herinnering stuur je ook als de beoordelaar de mail met de link (naar de beoordeling) niet meer heeft of kan vinden.

Herinnering sturen:
  • Klik in de kolom Herinnering, of je selecteert het formulier en gaat naar menu Bestand > Verzenden > Herinnering.
  • Er opent een pop-up-venster.
  • Normaal gesproken zul je in dit venster niets aanpassen en direct op de knop Ok en verzenden klikken.

Het pop-up-venster heeft drie tabbladen.
   tabbladen herinnering
  • Het eerste tabblad bevat de tekst van de e-mail.
  • In het tabblad Gebruikers staat het e-mailadres van de beoordelaar naar wie de herinnering wordt gestuurd.
  • In het tabblad Tijdstip kan je, indien gewenst, een later tijdstip en/of datum van verzenden aangeven.
    Ook kan je hier een herhalende herinnering inplannen. Zie hieronder voor meer details.
Als alle tabbladen naar wens zijn ingesteld, klik dan op de knop Ok en verzenden.

Herhalende herinnering:
  • Zorg ervoor dat de datum/tijd die je aangeeft in de toekomst ligt.
  • Geef het patroon aan en hoe vaak.
    Herhalende herinnering
  • Nadat je op de knop Ok en verzenden hebt geklikt, verschijnt een bevestiging van het inplannen.Bevestiging inplannen herinneringen deel
  • Een overzicht van alle ingeplande herinneringen, is te vinden onder menu Extra > Geplande acties.
    Een herinnering die nog niet is verstuurd (deze heeft de status Nog niet uitgevoerd) kan daar aangepast worden.
    Geplande acties
  • Zodra de beoordelaar het formulier heeft gevalideerd en gesloten, houden de herinneringen automatisch op. [Dat laatste is niet altijd het geval; de leverancier is op de hoogte hiervan. Tot het opgelost is: als je wilt dat de herinneringen ophouden, selecteer dan de regel met status 'Nog niet uitgevoerd' en gooi die regel weg (met het prullenbak-icoon linksonder.]

Zien wanneer de uitnodiging/herinnering is verstuurd: de Outbox

In de Outbox kan je zien of, wanneer en welke uitnodigingen en/of herinneringen voor een bepaald formulier zijn verstuurd. Ook is de status van de mail te zien, evenals het mailadres van de afzender (jijzelf) en de ontvanger.
In onderstaand voorbeeld zie je dat de uitnodiging op 20 juli is verstuurd en de herinnering op 16 december:
   Outbox
De Outbox opvragen:
  • Vink het betreffende formulier aan.
  • Ga naar menu Bekijken > Outbox.

Komt een uitnodigingsmail voor een beoordeling niet aan?

Je hebt een uitnodigingsmail gestuurd voor een beoordeling, maar de mail komt niet aan bij je opleider of docent?
  • Misschien kon de mail niet worden afgeleverd. De voortgang van het formulier heeft dan de status Bounce. Zie hier voor meer info over bounce.
  • De mail kan ook in de spam-mailbox van de opleider/docent terecht zijn gekomen. Vraag even na of dat niet het geval was.
  • Soms helpt het om het mailadres van de beoordelaar te verwijderen (via Wijzigen) en opnieuw toe te voegen. Daarna nogmaals de uitnodiging versturen.
  • Je zou een herinnering kunnen sturen, wellicht dat deze wel aankomt. Klik achter het formulier op het herinneringsicoon (in de kolom Herinnering).
  • Als de opleider/docent nog een ander mailadres heeft, zou je dit andere mailadres kunnen proberen. Ontkoppel het eerste mailadres (via Wijzigen) en voeg het andere mailadres toe.
  • Wat soms helpt, is om (tijdelijk) een ander mailadres als afzender in te stellen, dus dat je jouw mailadres in het e-portfolio wijzigt. Hoe je dat doet staat hier beschreven. Het kan in een zeldzaam geval namelijk wel eens voorkomen dat het e-mailadres van de gebruiker op een soort ‘zwarte lijst’ bij de ontvanger is komen te staan, waardoor diens mails niet (meer) aankomen. Het verzendadres wijzigen helpt in zo'n geval.
  • Mocht dit alles niet helpen, dan neem contact op met het secretariaat van SGBO.

Voortgang van een formulier (voortgangsstatus en iconen)

In de kolom Voortgang staat iconen die de voortgang van het formulier aangeven. De beoordelingsformulieren hebben meer voortgangsstatussen dan de eigen formulieren (niet-beoordelingsformulieren).

Normaal gesproken is de voortgang van een beoordelingsformulier:

Leeg vak (geen voortgangsstatus)

Uitgenodigd

Bezig

Klaar


Hieronder staan de mogelijke voortgangsstatussen:

Eigen formulieren
Niet uitgenodigd
Stacks Image 1081
Er is nog niets met het formulier gedaan.
Bezig
Stacks Image 1090
Het formulier is geopend geweest door de aios. Het invullen kan beginnen/is bezig.
Klaar
Stacks Image 1099
Sommige eigen formulieren kunnen gesloten worden. Als een dergelijk formulier door de aios is gesloten, dan is de voortgangsstatus Klaar.
blablablabla
Beoordelingsformulieren
<leeg>
Er is nog niets met het formulier gedaan.
Niet uitgenodigd
Stacks Image 1114
Er is een beoordelaar aan het formulier toegevoegd, maar de uitnodiging is nog niet verzonden.
Wachtrij
Stacks Image 1181
De mail staat op de server van de leverancier klaar om verstuurd te worden. Dit duurt normaal een paar minuten. Als de mail verstuurd is wordt de voortgangsstatus Uitgenodigd.
Uitgenodigd
Stacks Image 1263
De mail naar de beoordelaar is verstuurd.
Let op: een paar uur nadat de mail verstuurd is, kan de voortgangsstatus nog op Bounce springen als blijkt dat de mail niet kan worden afgeleverd: zie hieronder.
Bounce
Stacks Image 1183
De uitnodigingsmail kan niet worden afgeleverd. Zie hier voor meer informatie over Bounce.
Bezig
Stacks Image 1123
Het formulier is geopend geweest door de beoordelaar. Het invullen door de beoordelaar kan beginnen/is bezig.
Herinnerd
Stacks Image 1185
Er is een herinnering naar de beoordelaar gestuurd.
Geweigerd
Stacks Image 1187
De beoordelaar heeft het formulier geweigerd.
Klaar
Stacks Image 1132
De beoordelaar is klaar met invullen en heeft het formulier gevalideerd en gesloten. Het formulier heeft nu ook de status Gesloten en kan worden ingezien.
blablablabla

Status: Open of Gesloten

De status Open of Gesloten van een formulier zegt alleen iets over het feit of het formulier wel of niet ingevuld/aangepast kan worden.
De Einddatum van een formulier geeft de datum aan waarop het formulier de voortgangsstatus Klaar heeft gekregen.

Als een formulier door de beoordelaar wordt gevalideerd en gesloten, dan krijgt het formulier op dat moment de voortgang Klaar én de status Gesloten. Dat is de normale situatie. De einddatum geeft dan (toevallig) dezelfde datum aan als waarop het formulier de status Gesloten heeft gekregen.

In het geval dat een gevalideerd-en-gesloten formulier wegens een ernstige fout opnieuw (op verzoek) wordt opengezet, krijgt het formulier weer de status Open zodat het aangepast kan worden. Echter, de voortgang blijft op Klaar staan. Als het openzetten, aanpassen en weer sluiten op een latere datum gebeurt dan de eerste keer valideren en sluiten, verandert dit dus niets aan de einddatum, want de voorgang bleef Klaar. Het is dus niet mogelijk om aan de einddatum te zien wanneer de laatste aanpassing aan het formulier is gedaan. Als er een aanpassing aan het formulier is gedaan na de einddatum, dan zal er altijd een afschrift van het verzoek van openstellen van het formulier in de instituutsmap van de aios geplaatst worden.

Begin 2016 zat er een paar maanden een foutje in Scorion waardoor bij het toevoegen van bepaalde formulieren al direct de einddatum werd gevuld terwijl er nog niets met het formulier gedaan was (geen voortgang Klaar). Deze ten onrechte gezette einddatum heeft verder geen consequenties. Mocht je in deze periode formulieren hebben toegevoegd en zie je bij een aantal open formulieren hiervan een einddatum staan, dan weet je hoe het komt en dat het geen kwaad kan.

Geen inzage in half ingevuld formulier

De informatie staat op de pagina Formulieren: Geen inzage in half ingevuld formulier

Ingevuld formulier/ingevulde antwoorden bekijken

De informatie staat op de pagina Formulieren: Ingevuld formulier/ingevulde antwoorden bekijken

Bijlage: in formulier zien of er een bijlage bij zit en deze bekijken

Bij sommige formulieren is het mogelijk om een bijlage mee te sturen. Hoe je een bijlage meestuurt staat hier beschreven.
Hoe je in het geopende formulier kan zien of er een bijlage bij zit en hoe deze te bekijken, staat beschreven op de pagina Formulieren: Bijlage: in formulier zien of er een bijlage bij zit en deze bekijken

Aanvullende info aan KPB toevoegen

Bij de KPB kan de aios informatie toevoegen, zelfs als het formulier gesloten is. Deze informatie wordt ook zichtbaar in het formulier zelf.


Stacks Image 1345
Om deze aanvullende informatie toe te voegen, vink je de betreffende KPB aan. Vervolgens ga je naar menu Bewerken > Wijzigen > tabblad Aanvullende info.
In het pop-up-venster dat verschijnt kan je verschillende dingen aangeven.
Twee velden hebben een dropdown-menu waaruit je kan kiezen. Bij de andere velden klik je op de link Wijzigen: er verschijnt een venster waar je tekst in kunt voeren.

Vergeet niet om onderaan in het pop-up-venster (ook) op OK te klikken, anders worden je wijzigingen niet opgeslagen:
   Ok-knop


Verwijderen van formulieren

  Handleiding Formulieren verwijderen 1versie 18-08-2017

Tip: gebruik de filter- en sorteerfunctie!

Het gebruik van het e-portfolio wordt veel eenvoudiger als je gebruikt maakt van de filter- en sorteerfunctie. Zeker als een portfolio-onderdeel veel formulieren bevat is dit een uitkomst.
Dit wordt hier uitgelegd: Zoeken, filteren of sorteren van de lijst met formulieren

Kolommen in het middenscherm tonen, verbergen of verplaatsen

Het is mogelijk de kolommen, die achter de formulieren staan, aan te passen. Je kan de kolommen in een andere volgorde zetten, verbergen of breder/smaller maken. De aangepaste volgorde en welke kolommen zichtbaar zijn kan je indien gewenst ook opslaan, zodat dit een volgende keer dat je het e-portfolio opent de kolommen nog steeds deze instelling hebben.
  Instructiefilmpje - Kolommen aanpassen 14 minuten, zonder geluid, versie 24-05-2016 (voorbeeld is van huisartsopleiding, maar principe is hetzelfde)

Kolom verplaatsen: dit doe je rechtstreeks in het middenscherm door de kolomkop te selecteren en naar een andere plaats te slepen (je kunt kolommen ook verplaatsen met de lijstfunctie Kolommen, zie hieronder). Als je de volgorde die je nu hebt ingesteld voortaan altijd wilt zien, dan bewaar je de instellingen d.m.v. de lijstfunctie Instellingen bewaren.
Je zou bijvoorbeeld de kolom Wijzigen (meer) vooraan kunnen zetten, want deze heb je vaak nodig; bijv. voor het toevoegen van een beoordelaar. Standaard staat deze kolom helemaal als laatste. De laatste vijf kolommen (Invullen, Herinnering, Ingevuld formulier, Ingevulde antwoorden en Wijzigen) staan namelijk op alfabet; dat kan standaard niet anders. Jij kunt echter zelf wél de standaard-volgorde voor jouw eigen account aanpassen: sla de instellingen op als je de kolommen in de voor jou handige volgorde hebt gezet.
Bijvoorbeeld:

Volgorde_kolom_normaal3

Volgorde_kolom_aangepast3


Lijstfunctie: Kolommen
Zie ook Het middenscherm - De lijst met formulieren incl. de lijstfuncties
   kolommen
Het pop-up-scherm van de lijstfunctie Kolommen ziet er als volgt uit:
   Tabelfunctie Kolommen met tekst
Kolom tonen: sleep een kolomtekst van de rechterkant naar de gewenste positie aan de linkerkant. Of klik op het plusje achter de kolomtekst: de kolom komt aan de linkerkant onderaan te staan. Sleep de kolom vervolgens naar de gewenste positie (omhoog of omlaag), of gebruik de dubbele pijl voor de kolomnaam.
Kolom verbergen: helaas werkt slepen van links naar rechts niet, dus hier klik je op de min achter de kolomnaam om deze naar het rechter gedeelte te verplaatsen.
Kolom verplaatsen: Sleep de kolom naar de gewenste positie (omhoog of omlaag), of gebruik de dubbele pijl voor de kolomnaam.

Wil je (ooit) weer terug naar de oorspronkelijke instelling, dan klik op de lijstfunctie Instellingen resetten en daarna op Instellingen bewaren.

Instellingen bewaren (van kolommen, volgorde kolommen, filtering en sortering)

Stacks Image 1689
Met de lijstfunctie Instellingen bewaren bewaar de door jou aangegeven ingestelde kolomkeuze, filtering en sortering van de formulierenlijst. Hierdoor zal voortaan je portfolio altijd deze instelling hebben, totdat je weer een andere instelling opslaat.
Zie het onderwerp Zoeken, filteren of sorteren van de lijst met formulieren en het onderwerp Kolommen in het middenscherm tonen, verbergen of verplaatsen.

Formulieren niet meer zichtbaar? Instellingen resetten

Soms komt het voor dat je opeens geen formulieren meer in je dossiers ziet, terwijl ze er wel zijn (in het Dashboard worden wel de gegevens getoond). Dit komt meestal doordat de instellingen niet meer in orde zijn. Dat kan bijv. komen wanneer je wat aangepast hebt hieraan. Je kunt de instellingen zelf resetten; hierdoor ga je terug naar de standaard-instellingen.

Werkwijze: Onderaan de lijst met formulieren staat een knopje "Instellingen resetten". Als je hier op klikt (en daarna voor de zekerheid op "Instellingen bewaren" klikt), dan zijn de oude instellingen overschreven. Als het goed is worden je formulieren nu weer getoond.
    instellingen_resetten      instellingen_bewaren

Formulieren kunnen niet verplaatst worden

Een formulier dat per ongeluk aan een verkeerd portfolio-onderdeel is toegevoegd, kan helaas niet verplaatst worden naar een ander portfolio-onderdeel. Als het formulier dat verkeerd staat nog verwijderd kan worden (zie hier) dan verwijder het formulier en voeg een nieuw formulier aan het juiste portfolio-onderdeel toe.
Is het formulier al ingevuld, dan kan je het beste even overleggen met je docent/opleider/secretariaat wat in jouw specifieke geval te doen.

Bounce

Als de Voortgang van een formulier Bounce aangeeft, dan betekent dit dat de de uitnodigingsmail niet is afgeleverd in de mailbox van de beoordelaar. Mogelijke oorzaken:
  • Er is een mailadres ingevoerd dat niet bestaat, bijv. door een tikfout. Je kunt in het venster waarin je de beoordelaar uitnodigt, controleren of het mailadres juist is. Als je met de muis over de naam van de beoordelaar gaat, wordt het hele mailadres zichtbaar.
  • De mailbox van de ontvanger is vol. Dit kan je controleren door met je eigen mailprogramma een mail te sturen. Komt deze retour met de melding dat de mail niet kan worden bezorgd (dat kan een paar uur tot soms wel een paar dagen duren), dan zit het probleem bij de ontvanger.

Bestanden en mappen (Mijn documenten)

Stacks Image 505

De Mijn documenten-ruimte

Stacks Image 494
Als je linksonder op de module Mijn documenten klikt, ga je naar een plaats waar je bestanden kunt neerzetten, in een (deels) zelf aan te maken mappenstructuur.

Standaard zijn door het systeem een aantal mappen klaargezet. Het deel dat je gaat inrichten is Mijn mappen. Je kunt de mappenstructuur in Mijn mappen naar eigen inzicht inrichten.

Tip: omdat je zelf de mappenstructuur aanmaakt, met daarin jouw geüploade bestanden, kan het prettig zijn om je beoordelaar hierin de weg te wijzen door er een inhoudsopgave/sitemap neer te zetten.
Er zijn twee soorten mappen. Gewone mappen en Met jou gedeelde mappen. Deze soorten hebben elk andere kenmerken:

Stacks Image 437
Gewone map
Jij bent eigenaar van de map. In deze mappen kan je documenten plaatsen, hernoemen, verplaatsen, uit downloaden of verwijderen. Ook kan je submappen hierin aanmaken.
Let op: documenten die gekoppeld zijn aan een formulier, kan je niet verwijderen (wel verplaatsen).
Stacks Image 439
Met jou gedeelde map
Deze map is eigendom van het instituut of van het systeem. De documenten die hierin staan kan je lezen - en indien gewenst downloaden naar je computer - maar niet uit deze map verwijderen. Ook kan je zelf geen bestanden aan deze map toevoegen. Een voorbeeld van een dergelijke map is de Instituutsmap.
Naast de drie belangrijkste mappen (Mijn mappen, Instituutsmap en Algemene informatie) zijn er nog drie andere hoofdmappen:
  • Mijn exports
  • Mijn import
  • Mijn rapportages
Deze mappen zijn standaard leeg en blijven leeg. Pas als je een export maakt, een bestand upload (zonder een specifieke map aan te [kunnen] geven) of een rapportage genereert worden deze in de bijbehorende map gezet. Bestanden in deze mappen kan je gewoon verwijderen, hernoemen, downloaden of verplaatsen. Ook kan je in deze mappen submappen aanmaken. In zoverre zijn het dus ook jouw eigen mappen. De mappen zelf kunnen echter, net als de andere drie hoofdmappen, niet verwijderd worden.


Instituutsmap

Stacks Image 530
De instituutsmap is een map die gebruikt wordt door het instituut om bestanden met je te delen. Dit kan van alles zijn; bijv. toetsuitslagen of bepaalde communicatie.

De map is eigendom van het instituut. De documenten die hierin staan kan je lezen - en indien gewenst downloaden naar je computer - maar niet uit de map verwijderen. Ook kunt je zelf geen bestanden aan de map toevoegen.

Mocht je geen instituutsmap zien, dan heeft jouw instituut voor jouw account (nog) geen instituutsmap aangemaakt. Dat kan zijn omdat dit nog moet gebeuren of omdat jouw instituut nog geen gebruik maakt van de instituutsmap. Het secretariaat van jouw opleidingsinstituut kan je hier meer informatie over geven.


De map 'Algemene informatie' is ook een door het instituut gedeelde map maar daar wordt (nog) niets mee gedaan.


Opslagruimte

Stacks Image 378
De opslagruimte van Mijn documenten is 200 MB. Als je over de limiet heen bent, kan je geen nieuwe bestanden meer uploaden: je krijgt dan de melding 'Quota in portfolio bereikt'. Je zult in dat geval eerst documenten moeten verwijderen voordat je nieuwe kunt toevoegen. Let er dus op dat de bestanden die je in je e-portfolio neerzet, niet een (veel) grotere bestandsgrootte hebben dan noodzakelijk is.
De documenten in de instituutsmap tellen niet mee voor je quotum.
Je ziet bovenin de boom wat het quotum is en hoeveel ruimte je daarvan in gebruik hebt.

Let op: de bestanden in de prullenbak tellen ook mee voor het quotum. Vergeet dus niet de prullenbak te legen als je ruimte wilt vrijmaken.


Mappen maken, verplaatsen, hernoemen of verwijderen

Stacks Image 615
  • Submap aanmaken: selecteer aan de linkerkant de map waarin je een submap wilt aanmaken, bijvoorbeeld Mijn mappen. Ga naar menu Bestand > Nieuw > Map. Voer de naam in en klik op OK.
  • Map verplaatsen: Selecteer aan de linkerkant de map die één niveau hoger staat dan de map die je wilt verplaatsen. Vink dan rechts de map aan die je wilt verplaatsen. Ga naar menu Bewerken > Verplaatsen. In het schermpje dat verschijnt kies je het pad waar je de map wilt plaatsen en klik je op OK. In het screenshot hieronder zie je hoe de map Voortgangsgesprekken vanuit de map Jaar 1 - inclusief alle inhoud - wordt verplaatst naar de map Mijn mappen.
Stacks Image 611
  • Map hernoemen: selecteer aan de linkerkant de map die één niveau hoger staat dan de map die je wilt hernoemen. Vink rechts dan de map aan die je wilt hernoemen. Ga naar menu Bewerken > Wijzigen. In het schermpje dat verschijnt geef je de nieuwe naam in en klikt op OK.
  • Map verwijderen: selecteer aan de linkerkant de map die één niveau hoger staat dan de map die je wilt verwijderen. Vink dan rechts de map aan die je wilt verwijderen. Ga naar menu Bewerken > Verwijderen. In het schermpje dat verschijnt wordt een bevestiging gevraagd of je het item naar de prullenbak wilt verplaatsen. Als je op OK klikt wordt de map - inclusief alle inhoud - verwijderd, dat wil zeggen naar de prullenbak verplaatst. Als je de map definitief wilt verwijderen, dan leeg je daarna ook nog de prullenbak .

Bestanden uploaden, verplaatsen, hernoemen, opslaan, bekijken of verwijderen

Stacks Image 622
  • Bestand uploaden: selecteer aan de linkerkant de map waarin het bestand moet komen, bijvoorbeeld Voorbereidingen. Ga naar menu Bestand > Nieuw > Bestand. In het scherm wat verschijnt kan je een bestand kiezen. Als je meerdere bestanden naar deze map wilt uploaden, klik je telkens op Kies bestanden totdat je alle bestanden in het venster hebt staan. Klik dan op OK.
    Welke bestandstypes je kunt uploaden staat bij Bestandstypen.
  • Bestand verplaatsen: Vink het bestand aan. Ga naar menu Bewerken > Verplaatsen. In het schermpje dat verschijnt kies je het pad waar je het bestand wilt plaatsen. Klik op OK.
Stacks Image 625
  • Bestand hernoemen: Vink het bestand aan. Ga naar menu Bewerken > Wijzigen. In het schermpje dat verschijnt voer je de nieuwe naam in. Klik op OK. Let op: als je een bestand hernoemt, dan krijgt het bestand de datum van vandaag. Als je veel bestanden upload kan het hierdoor lastig zijn om overzicht te houden. Als je bijv. documenten uit het verschillende jaren goed uit elkaar wilt houden, kan je aparte mappen aanmaken voor de eerste-, tweede-, derde- en vierdejaarsdocumenten. Een andere mogelijkheid is bijv. om in de bestandsnaam iets herkenbaars op te nemen.
  • Bestand opslaan of bekijken: je kan het bestand op je computer opslaan (naar je computer downloaden) of bekijken. Dit doet je als volgt: vink het bestand aan. Ga naar menu Bestand > Opslaan. Er wordt gevraagd of je het bestand wil openen of opslaan. Het bestand bewerken kan niet, zie Inhoud van document aanpassen.
  • Bestand verwijderen: Vink het bestand aan. Ga naar menu Bewerken > Verwijderen. In het schermpje dat verschijnt wordt een bevestiging gevraagd of je het item naar de prullenbak wil verplaatsen. Als je op OK klikt wordt het bestand verwijderd, dat wil zeggen naar de prullenbak verplaatst. Als je de bestanden definitief wil verwijderen, dan leeg je daarna ook nog de prullenbak. N.B. bestanden die aan formulieren zijn gekoppeld kan je niet verwijderen.

Bestandstypen

Veelvoorkomende bestandstypen kunnen in Scorion gezet worden, zoals .txt .docx .jpg .png .xlsx .mp3 .pdf en .msg, maar niet alles.
Volledige lijst van bestandstypen die naar Scorion geupload kunnen worden.

Prullenbak legen

Documenten of mappen die in de prullenbak staan, kan je definitief verwijderen. Je zult dit in ieder geval moeten doen als je ruimte vrij wilt maken. Het definitief verwijderen kan je per bestand doen of in één keer de hele prullenbak.
  • Bestand: Ga naar de prullenbak, vink het bestand aan. Ga naar menu Bewerken > Verwijderen. Klik op OK op de vraag of je het bestand permanent wilt verwijderen.
  • Complete inhoud van de prullenbak: Ga naar menu Bestand > Prullenbak legen. Klik op OK op de vraag of je de bestanden permanent wilt verwijderen.

Zoeken in Mijn documenten

Stacks Image 382
Om te zoeken naar bestanden in Mijn documenten gebruik je het zoekveld helemaal rechtsboven in het scherm.

Je kan alleen zoeken naar namen van bestanden en mappen.
Het is niet nodig om het exacte woord te zoeken. Bijv. als je zoekt naar 'beter' worden documenten met 'verbeter' in de bestandsnaam ook gevonden.

Er wordt in al je mappen gezocht. Er wordt echter NIET gezocht in de instituutsmap; dat is niet mogelijk omdat je geen eigenaar bent van deze map.


Inhoud van document aanpassen

Het is helaas niet mogelijk om een document binnen het e-portfolio te bewerken. Je doet dit daarom daarbuiten.
  • Zoek het bestand op je computer op, of download het bestand vanuit het e-portfolio naar je computer.
  • Pas het bestand aan.
  • Upload het aangepaste bestand naar je e-portfolio.
  • Verwijder het oude bestand uit je e-portfolio.


Zicht op voortgang



Voortgang van een formulier

Diversen



Activiteitenlog

Stacks Image 1489
In de activiteitenlog staan activiteiten die met je account zijn uitgevoerd, zoals wanneer in-/uitgelogd, wanneer en welk formulier toegevoegd, wanneer en welke beoordelaar toegevoegd, wanneer en welk bestand geüpload, etc. De informatie is soms wel cryptisch (codes i.p.v. namen) maar dat is helaas niet anders. De activiteitenlog is te vinden in het menu Extra > Activiteitenlog.

Menu's, knoppen en mini-knop in kolom: dezelfde functionaliteit

In Scorion leiden soms meerdere wegen naar Rome: dezelfde actie staat op verschillende plaatsen.
Voorbeeld:
Als je de functie Wijzigen voor een formulier wilt gebruiken (bijv. om een beoordelaar uit te nodigen) dan kan je deze optie op drie plaatsen vinden:
  • In de kolom Wijzigen de mini-knop achter het formulier (de mini-knop met het aangevinkt-symbool).
  • In de knoppenbalk de knop Wijzigen (de knop met het aangevinkt-symbool).
  • In menu Bewerken > Wijzigen.

Algemeen: alle functionaliteit staat in de menu's. Van sommige menu-functies is ook een knop-equivalent. Van enkele menu-functies is ook een mini-knop (in kolom) voorhanden.

In deze handleiding wordt meestal de optie uit het menu beschreven. Deze is altijd beschikbaar en is handiger om in tekst te zetten dan telkens een plaatje.

Werkt Scorion ook op smartphones en tablets?

Officieel werkt Scorion alleen met de vier grote browsers op de computer: Internet Explorer, Firefox, Safari en Chrome.
Alles wat werkt op smartphone en tablet is 'mooi meegenomen'. De leverancier probeert nu al wel zoveel mogelijk devices te ondersteunen maar het is technisch niet mogelijk om dat helemaal te doen.
De grote update van Scorion (v4), die gepland staat voor eind 2017, is technisch geheel anders van opzet. Scorion zal daarom vanaf die versie beter werken op devices (hopelijk helemaal goed).


App

Scorion heeft een app voor iOS en Android. Op de de app-pagina vind je meer informatie.