In het scherm waar je je wachtwoord instelt, geeft het bovenste veld met kleur en percentage aan of het wachtwoord voldoet en de sterkte ervan. Een rode achtergrond betekent dat het wachtwoord (nog) niet bestaat uit 12 tekens (waarvan een kleine letter, hoofdletter, cijfer én leesteken) of dat er leestekens worden gebruikt die niet zijn toegestaan.

Als het wachtwoord voldoet aan de eisen gaat de balk, naarmate je een sterker wachtwoord intypt, van roze naar turquoise > lichtgroen > groen > donkergroen en loop het percentage op. Kleur (anders dan rood) en percentage zegt dus alleen iets over de sterkte van het wachtwoord.

Scorion is ingedeeld in vier modules. Je vindt de modules linksonder.

• STARTPAGINA. Hier komt je de eerste keer binnen. Deze pagina bevat eigenlijk geen zaken die voor de aios van belang zijn. De takenlijst wordt niet gebruikt.
• DASHBOARD. Hier kan je bepaalde overzichten opvragen. Meer info over het dashboard vind je hier.
• DOSSIER. Hier staan alle digitaal invulbare formulieren, verdeeld over verschillende dossiers. Deze module zal je het meest gebruiken.
• MIJN DOCUMENTEN. Dit is de ruimte voor opslag van documenten. Bijv. een document wat door jou aan een digitaal formulier is gekoppeld staat in een map in Mijn documenten. Meer info over deze module vind je hier.

De volgende keer dat je inlogt, opent Scorion met de module waarmee je de vorige keer hebt afgesloten.

In de module Dossier zie je boven links een boomstructuur met twee niveau's.
Het hoogste niveau van de boom is Ingevoegde dossier-onderdelen. Dit niveau kan open- en dichtgeklapt worden (met de plus of min ervoor).
Op het tweede niveau zie je de eigenlijke dossiers. In deze dossiers zitten de digitale formulieren. De formulieren van het dossier zie je rechts in het middenscherm, mits het dossier is geselecteerd.

   
   
Als je net met je e-portfolio begint, staan er nog geen dossier-onderdelen in. Hoe je deze invoegt staat hier beschreven.

De rechterkolom met de gegevens (pasfoto) en kalender kan verborgen worden - en weer tevoorschijn worden gehaald - door te dubbelklikken op de scheidslijn: op het blokje met de drie puntjes.

Als je de gegevenskolom verbergt, creëer je meer ruimte voor de kolommen van de formulieren. Als je de pagina ververst (of op een andere module of dossier klikt en weer terug), dan vullen de kolommen automatisch de hele ruimte op: worden zo breed mogelijk.

Scorion houd je automatisch op de hoogte van bepaalde zaken: bijv. wanneer een beoordeling gesloten is of een door jou opgevraagde export of pdf-aanmaak klaar is.

Nieuwe meldingen worden weergegeven met een cijfer op het wereldbolletje, rechtsbovenaan in de knoppenbalk. Het cijfer geeft het aantal ongelezen berichten weer:  
Als je op het cijfer klikt, opent het pop-upvenster met de nieuwe meldingen. Zodra je het pop-upvenster sluit (met de knop Meldingen verbergen) verdwijnt het rode bolletje: er zijn dan geen ongelezen meldingen meer.
Alle meldingen (gelezen én ongelezen) kan je bekijken in het menu Extra > Meldingen.

Je hebt een mail gestuurd om inzage te geven in je portfolio, maar de mail komt niet aan bij je opleider of docent?

• De mail kan in de spam-mailbox van de opleider/docent terecht zijn gekomen. Vraag even na of dat niet het geval was.
• Je kan de deellink nog een keer opnieuw versturen. Misschien dat een tweede of derde poging wel succes heeft. Ga naar menu Extra > Toegang. Hier zie je welke mails voor toegang tot je e-portfolio zijn verstuurd. Klik achter de mail die je nogmaals wil versturen op Verzenden. In het venster wat daarna opent klik je op OK.
• Wat soms helpt, is om (tijdelijk) een ander mailadres als afzender in te stellen, dus dat je jouw mailadres in het e-portfolio wijzigt. Hoe je dat doet staat hier beschreven. Het kan in een zeldzaam geval namelijk wel eens voorkomen dat het e-mailadres van de gebruiker op een soort ‘zwarte lijst’ bij de ontvanger is komen te staan, waardoor diens mails niet (meer) aankomen. Het verzendadres wijzigen helpt in zo'n geval.
• Lukt dat ook niet, dan kan je de deellink kopiëren en met je eigen mailprogramma naar je opleider of docent sturen. Ga naar menu Extra > Toegang. Hier zie je welke mails voor toegang tot jouw e-portfolio zijn verstuurd. Open de mail met de deellink via de link Wijzigen. Je krijgt de details te zien van de deling. Onderaan staat een link (zie rood kader in het screenshot hieronder). Als je deze link kopieert en naar je opleider/docent stuurt, dan zou hij/zij daarmee ook in jouw e-portfolio kunnen. Let op: elke mail heeft een eigen link, dus kies de juiste mail!
  

Je kunt met 'Toon voorbeeld' kijken of je het goede formulier hebt. Je kunt hiermee niet zien wat er allemaal in het formulier aan vragen en opties zit. Dit komt omdat je geen opties/keuzes kan aanvinken waardoor mogelijke andere vragen of antwoorden niet tevoorschijn kunnen komen.
Hoe open je het 'Toon voorbeeld'? Selecteer het formulier en kies Wijzigen. Je ziet dan rechts naast de formuliernaam een linkje 'Toon voorbeeld'. Als je hierop klikt, verschijnt het simpele voorbeeld van het formulier.
Op deze supportwebsite staan ook schermafbeeldingen van alle formulieren (in hun meest eenvoudige vorm). Deze staan op de pagina Formulieren, onder het kopje Voorbeeld van formulier.

Heb je een e-mailadres van een beoordelaar gekoppeld, maar wil je dat weer weghalen (bijv. omdat het niet het juiste mailadres is)? Dat kan door op het op het icoon ernaast te klikken (blauw-rondje-met-kruisje).
Je kunt hierna direct een ander mailadres toevoegen.
Vergeet niet het pop-up-venster te sluiten door op OK te klikken anders worden je wijzigingen niet opgeslagen.

Als de uitnodiging al verstuurd is kan je in sommige gevallen toch nog het e-mailadres verwijderen/veranderen. Zie hiervoor de paragraaf Uitnodiging intrekken.

Een uitnodiging intrekken, bijvoorbeeld omdat je het formulier naar een ander e-mailadres wilt sturen, is alleen mogelijk als het formulier de status Uitgenodigd heeft. Wanneer de status Bezig is, verschijnt er een foutmelding dat er al data is ingevuld en dat de uitnodiging niet meer kan worden ingetrokken.
Als je een uitnodiging wilt intrekken, dan vink je het formulier aan en kies je voor menu Bewerken > Wijzigen of klik je op het icoontje in de kolom Wijzigen:
   
In het wijzigingsscherm dat verschijnt, klik je vervolgens op het blauw-rondje-met-schuine-streep achter het e-mailadres van de uitgenodigde beoordelaar:
   
Hierna verandert de status in Geweigerd en is het icoontje een blauw-rondje-met-kruisje geworden:
   
Klik nu op dit blauw-rondje-met-kruisje. Pas als je hierop hebt geklikt wordt de persoon daadwerkelijk verwijderd , d.w.z. wordt het e-mailadres wordt verwijderd, en zie je een lege regel onder Naam:
   

Het formulier Voortgangsbeslissing dient te worden gestuurd naar het hoofd van de opleiding (of diens gedelegeerde). Het pop-up-venster Wijzigen ziet er voor dit formulier iets anders uit. In plaats van een vak waarin een e-mailadres kan worden ingevuld, verschijnt er een uitklapmenu met het hoofd/gedelegeerde(n) van je eigen instituut. Als er meerdere personen in de lijst staan, dan zal je opleidingsinstituut je geïnformeerd hebben over welke persoon je hier moet kiezen. Bij twijfel: vraag het even na bij het secretariaat.
Hieronder een voorbeeld van Nijmegen:
   
De naam van een gedelegeerde heeft een toelichting achter de achternaam (functie en plaatsnaam). De naam van het hoofd van de opleiding heeft deze toelichting niet. Hierdoor is in de lijst duidelijk te zien wie hoofd van de opleiding is en wie niet.

Wanneer een beoordeling te lang op zich laat wachten, is het mogelijk om een herinnering te sturen naar de beoordelaar.
Een herinnering stuur je ook als de beoordelaar de mail met de link (naar de beoordeling) niet meer heeft of kan vinden.

Herinnering sturen:

• Klik in de kolom Herinnering, of je selecteert het formulier en gaat naar menu Bestand > Verzenden > Herinnering.
• Er opent een pop-up-venster.
• Normaal gesproken zul je in dit venster niets aanpassen en direct op de knop Ok en verzenden klikken.

Het pop-up-venster heeft drie tabbladen.
   

• Het eerste tabblad bevat de tekst van de e-mail.
• In het tabblad Gebruikers staat het e-mailadres van de beoordelaar naar wie de herinnering wordt gestuurd.
• In het tabblad Tijdstip kan je, indien gewenst, een later tijdstip en/of datum van verzenden aangeven.
  Ook kan je hier een herhalende herinnering inplannen. Zie hieronder voor meer details.

Als alle tabbladen naar wens zijn ingesteld, klik dan op de knop Ok en verzenden.

Herhalende herinnering:

• Zorg ervoor dat de datum/tijd die je aangeeft in de toekomst ligt.
• Geef het patroon aan en hoe vaak.
  
• Nadat je op de knop Ok en verzenden hebt geklikt, verschijnt een bevestiging van het inplannen.
• Een overzicht van alle ingeplande herinneringen, is te vinden onder menu Extra > Geplande acties.
  Een herinnering die nog niet is verstuurd (deze heeft de status Nog niet uitgevoerd) kan daar aangepast worden.
  
• Zodra de beoordelaar het formulier heeft gevalideerd en gesloten, houden de herinneringen automatisch op. [Dat laatste is niet altijd het geval; de leverancier is op de hoogte hiervan. Tot het opgelost is: als je wilt dat de herinneringen ophouden, selecteer dan de regel met status 'Nog niet uitgevoerd' en gooi die regel weg (met het prullenbak-icoon linksonder.]

Je hebt een uitnodigingsmail gestuurd voor een beoordeling, maar de mail komt niet aan bij je opleider of docent?

• Misschien kon de mail niet worden afgeleverd. De voortgang van het formulier heeft dan de status Bounce. Zie hier voor meer info over bounce.
• De mail kan ook in de spam-mailbox van de opleider/docent terecht zijn gekomen. Vraag even na of dat niet het geval was.
• Soms helpt het om het mailadres van de beoordelaar te verwijderen (via Wijzigen) en opnieuw toe te voegen. Daarna nogmaals de uitnodiging versturen.
• Je zou een herinnering kunnen sturen, wellicht dat deze wel aankomt. Klik achter het formulier op het herinneringsicoon (in de kolom Herinnering).
• Als de opleider/docent nog een ander mailadres heeft, zou je dit andere mailadres kunnen proberen. Ontkoppel het eerste mailadres (via Wijzigen) en voeg het andere mailadres toe.
• Wat soms helpt, is om (tijdelijk) een ander mailadres als afzender in te stellen, dus dat je jouw mailadres in het e-portfolio wijzigt. Hoe je dat doet staat hier beschreven. Het kan in een zeldzaam geval namelijk wel eens voorkomen dat het e-mailadres van de gebruiker op een soort ‘zwarte lijst’ bij de ontvanger is komen te staan, waardoor diens mails niet (meer) aankomen. Het verzendadres wijzigen helpt in zo'n geval.
• Mocht dit alles niet helpen, dan neem contact op met het secretariaat of lokaal beheerder van het e-portfolio van je opleidingsinstituut.

De status Open of Gesloten van een formulier zegt alleen iets over het feit of het formulier wel of niet ingevuld/aangepast kan worden.
De Einddatum van een formulier geeft de datum aan waarop het formulier de voortgangsstatus Klaar heeft gekregen.

Als een formulier door de beoordelaar wordt gevalideerd en gesloten, dan krijgt het formulier op dat moment de voortgang Klaar én de status Gesloten. Dat is de normale situatie. De einddatum geeft dan (toevallig) dezelfde datum aan als waarop het formulier de status Gesloten heeft gekregen.

In het geval dat een gevalideerd-en-gesloten formulier wegens een ernstige fout opnieuw (op verzoek) wordt opengezet, krijgt het formulier weer de status Open zodat het aangepast kan worden. Echter, de voortgang blijft op Klaar staan. Als het openzetten, aanpassen en weer sluiten op een latere datum gebeurt dan de eerste keer valideren en sluiten, verandert dit dus niets aan de einddatum, want de voorgang bleef Klaar. Het is dus niet mogelijk om aan de einddatum te zien wanneer de laatste aanpassing aan het formulier is gedaan. Als er een aanpassing aan het formulier is gedaan na de einddatum, dan zal er altijd een afschrift van het verzoek van openstellen van het formulier in de instituutsmap van de aios geplaatst worden.

Begin 2016 zat er een paar maanden een foutje in Scorion waardoor bij het toevoegen van bepaalde formulieren al direct de einddatum werd gevuld terwijl er nog niets met het formulier gedaan was (geen voortgang Klaar). Deze ten onrechte gezette einddatum heeft verder geen consequenties. Mocht je in deze periode formulieren hebben toegevoegd en zie je bij een aantal open formulieren hiervan een einddatum staan, dan weet je hoe het komt en dat het geen kwaad kan.

  Handleiding Formulieren verwijderen 1versie 06-04-2016

Het gebruik van het e-portfolio wordt veel eenvoudiger als je gebruikt maakt van de filter- en sorteerfunctie. Zeker als een dossier veel formulieren bevat is dit een uitkomst.
Dit wordt hier uitgelegd: Zoeken, filteren of sorteren van de lijst met formulieren

Het is mogelijk de kolommen, die achter de formulieren staan, aan te passen. Je kan de kolommen in een andere volgorde zetten, verbergen of breder/smaller maken. De aangepaste volgorde en welke kolommen zichtbaar zijn kan je indien gewenst ook opslaan, zodat dit een volgende keer dat je het e-portfolio opent de kolommen nog steeds deze instelling hebben.
  Instructiefilmpje - Kolommen aanpassen 14 minuten, zonder geluid, versie 24-05-2016

Kolom verplaatsen: dit doe je rechtstreeks in het middenscherm door de kolomkop te selecteren en naar een andere plaats te slepen (je kunt kolommen ook verplaatsen met de lijstfunctie Kolommen, zie hieronder). Als je de volgorde die je nu hebt ingesteld voortaan altijd wilt zien, dan bewaar je de instellingen d.m.v. de lijstfunctie Instellingen bewaren.
Je zou bijvoorbeeld de kolom Wijzigen (meer) vooraan kunnen zetten, want deze heb je vaak nodig; bijv. voor het toevoegen van een beoordelaar. Standaard staat deze kolom helemaal als laatste. De laatste vijf kolommen (Invullen, Herinnering, Ingevuld formulier, Ingevulde antwoorden en Wijzigen) staan namelijk op alfabet; dat kan standaard niet anders. Jij kunt echter zelf wél de standaard-volgorde voor jouw eigen account aanpassen: sla de instellingen op als je de kolommen in de voor jou handige volgorde hebt gezet.
Bijvoorbeeld:






Lijstfunctie: Kolommen
Zie ook Het middenscherm - De lijst met formulieren incl. de lijstfuncties
   
Het pop-up-scherm van de lijstfunctie Kolommen ziet er als volgt uit:
   
Kolom tonen: sleep een kolomtekst van de rechterkant naar de gewenste positie aan de linkerkant. Of klik op het plusje achter de kolomtekst: de kolom komt aan de linkerkant onderaan te staan. Sleep de kolom vervolgens naar de gewenste positie (omhoog of omlaag), of gebruik de dubbele pijl voor de kolomnaam.
Kolom verbergen: helaas werkt slepen van links naar rechts niet, dus hier klik je op de min achter de kolomnaam om deze naar het rechter gedeelte te verplaatsen.
Kolom verplaatsen: Sleep de kolom naar de gewenste positie (omhoog of omlaag), of gebruik de dubbele pijl voor de kolomnaam.

Wil je (ooit) weer terug naar de oorspronkelijke instelling, dan klik op de lijstfunctie Instellingen resetten en daarna op Instellingen bewaren.

Met de lijstfunctie Instellingen bewaren bewaar de door jou aangegeven ingestelde kolomkeuze, filtering en sortering van de formulierenlijst. Hierdoor zal voortaan je portfolio altijd deze instelling hebben, totdat je weer een andere instelling opslaat.
Zie het onderwerp Zoeken, filteren of sorteren van de lijst met formulieren en het onderwerp Kolommen in het middenscherm tonen, verbergen of verplaatsen.

Soms komt het voor dat je opeens geen formulieren meer in je dossiers ziet, terwijl ze er wel zijn (in het Dashboard worden wel de gegevens getoond). Dit komt meestal doordat de instellingen niet meer in orde zijn. Dat kan bijv. komen wanneer je wat aangepast hebt hieraan. Je kunt de instellingen zelf resetten; hierdoor ga je terug naar de standaard-instellingen.

Werkwijze: Onderaan de lijst met formulieren staat een knopje "Instellingen resetten". Als je hier op klikt (en daarna voor de zekerheid op "Instellingen bewaren" klikt), dan zijn de oude instellingen overschreven. Als het goed is worden je formulieren nu weer getoond.
          

Als de Voortgang van een formulier Bounce aangeeft, dan betekent dit dat de de uitnodigingsmail niet is afgeleverd in de mailbox van de beoordelaar. Mogelijke oorzaken:

• Er is een mailadres ingevoerd dat niet bestaat, bijv. door een tikfout. Je kunt in het venster waarin je de beoordelaar uitnodigt, controleren of het mailadres juist is. Als je met de muis over de naam van de beoordelaar gaat, wordt het hele mailadres zichtbaar.
• De mailbox van de ontvanger is vol. Dit kan je controleren door met je eigen mailprogramma een mail te sturen. Komt deze retour met de melding dat de mail niet kan worden bezorgd (dat kan een paar uur tot soms wel een paar dagen duren), dan zit het probleem bij de ontvanger.

De instituutsmap is een map die gebruikt wordt door het instituut om bestanden met je te delen. Dit kan van alles zijn; bijv. toetsuitslagen of bepaalde communicatie.

De map is eigendom van het instituut. De documenten die hierin staan kan je lezen - en indien gewenst downloaden naar je computer - maar niet uit de map verwijderen. Ook kunt je zelf geen bestanden aan de map toevoegen.

Mocht je geen instituutsmap zien, dan heeft jouw instituut voor jouw account (nog) geen instituutsmap aangemaakt. Dat kan zijn omdat dit nog moet gebeuren of omdat jouw instituut nog geen gebruik maakt van de instituutsmap. Het secretariaat van jouw opleidingsinstituut kan je hier meer informatie over geven.

De opslagruimte van Mijn documenten is 200 MB. Als je over de limiet heen bent, kan je geen nieuwe bestanden meer uploaden: je krijgt dan de melding 'Quota in portfolio bereikt'. Je zult in dat geval eerst documenten moeten verwijderen voordat je nieuwe kunt toevoegen. Let er dus op dat de bestanden die je in je e-portfolio neerzet, niet een (veel) grotere bestandsgrootte hebben dan noodzakelijk is.
De documenten in de instituutsmap tellen niet mee voor je quotum.
Je ziet bovenin de boom wat het quotum is en hoeveel ruimte je daarvan in gebruik hebt.

Let op: de bestanden in de prullenbak tellen ook mee voor het quotum. Vergeet dus niet de prullenbak te legen als je ruimte wilt vrijmaken.

Veelvoorkomende bestandstypen kunnen in Scorion gezet worden, zoals .txt .docx .jpg .png .xlsx .mp3 .pdf en .msg, maar niet alles.
Volledige lijst van bestandstypen die naar Scorion geupload kunnen worden.

Om te zoeken naar bestanden in Mijn documenten gebruik je het zoekveld helemaal rechtsboven in het scherm.

Je kan alleen zoeken naar namen van bestanden en mappen.
Het is niet nodig om het exacte woord te zoeken. Bijv. als je zoekt naar 'beter' worden documenten met 'verbeter' in de bestandsnaam ook gevonden.

Er wordt in al je mappen gezocht, dus ook in het Kladblok. Er wordt echter NIET gezocht in de instituutsmap; dat is niet mogelijk omdat je geen eigenaar bent van deze map.

Het is helaas niet mogelijk om een document binnen het e-portfolio te bewerken. Je doet dit daarom daarbuiten.

• Zoek het bestand op je computer op, of download het bestand vanuit het e-portfolio naar je computer.
• Pas het bestand aan.
• Upload het aangepaste bestand naar je e-portfolio.
• Verwijder het oude bestand uit je e-portfolio.

In de activiteitenlog staan activiteiten die met je account zijn uitgevoerd, zoals wanneer in-/uitgelogd, wanneer en welk formulier toegevoegd, wanneer en welke beoordelaar toegevoegd, wanneer en welk bestand geüpload, etc. De informatie is soms wel cryptisch (codes i.p.v. namen) maar dat is helaas niet anders. De activiteitenlog is te vinden in het menu Extra > Activiteitenlog.

In Scorion leiden soms meerdere wegen naar Rome: dezelfde actie staat op verschillende plaatsen.
Voorbeeld:
Als je de functie Wijzigen voor een formulier wilt gebruiken (bijv. om een beoordelaar uit te nodigen) dan kan je deze optie op drie plaatsen vinden:

• In de kolom Wijzigen de mini-knop achter het formulier (de mini-knop met het aangevinkt-symbool).
• In de knoppenbalk de knop Wijzigen (de knop met het aangevinkt-symbool).
• In menu Bewerken > Wijzigen.

Algemeen: alle functionaliteit staat in de menu's. Van sommige menu-functies is ook een knop-equivalent. Van enkele menu-functies is ook een mini-knop (in kolom) voorhanden.

In deze handleiding wordt meestal de optie uit het menu beschreven. Deze is altijd beschikbaar en is handiger om in tekst te zetten dan telkens een plaatje.